¿ QUE ES APOSTILLAR DOCUMENTOS ?
Consiste en autenticar documentos para su uso en países extranjeros adheridos a la Convención de la Haya, distintos al emisor del documento.
Principalmente se certifica la autenticidad de la firma de los funcionarios públicos que suscriben el documento.
Respecto a la autenticación de documentos para que surtan efectos en países no adheridos a la Convención de la Haya, se debe agotar un procedimiento de LEGALIZACION DE DOCUMENTOS.
Texto de la Convención de la Haya
“CONVENCION DE LA HAYA SOBRE LA APOSTILLA.
Convenio 1, Registro Oficial 410 de 31 de Agosto del 2004.
Nota: RATIFICACION.-
Art. 1.- Adhiera el Ecuador a la “Convención para Suprimir la Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros“, (Convención de la Haya sobre la Apostilla), suscrito en la Haya, Países Bajos, el 5 de octubre de 1961.
Art. 2.- Deposítese el instrumento de adhesión respectivo ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos, según lo dispone el artículo 12 de dicha convención.
Art. 3.- Publíquese en el Registro Oficial el texto del mencionado instrumento internacional, al cual declara Ley de la República, comprometiendo para su observancia el Honor Nacional.
Art. 4.- El presente decreto de adhesión entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación en el Registro Oficial y de su ejecución encárguese al Ministro de Relaciones Exteriores.
Dada por Decreto Ejecutivo No. 1700, publicada en Registro Oficial No. 357 de 16 de Junio del 2004.
TEXTO.-
(Convención de La Haya sobre la Apostilla)
XII CONVENCION PARA SUPRIMIR LA LEGALIZACION DE LOS DOCUMENTOS PUBLICOS EXTRANJEROS
(celebrada el 5 de octubre de 1961)
Los Estados signatarios de la presente Convención,
Deseosos de abolir el requisito de legalización diplomática o consular para los documentos públicos extranjeros,
Han resuelto celebrar una Convención para este efecto y han acordado las siguientes disposiciones.
Art. 1.- La presente Convención se aplicará a los documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de uno de los Estados contratantes y que deben ser exhibidos en el territorio de otro Estado contratante.
Para fines de la presente Convención, los siguientes serán considerados documentos públicos:
a) Documentos que emanan de una autoridad o funcionario y relacionados con las cortes o tribunales del Estado, incluyendo aquellos que emanan del Ministerio Público, de un Secretario o de un Agente Judicial;
b) Documentos administrativos;
c) Actas notariales; y,
d) Declaraciones oficiales como menciones de registro, visados de fecha fija y certificados de firma, insertadas en un documento privado.
Sin embargo, la presente Convención no se aplicará a:
a) Los documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares; y,
b) Los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera.
Art. 2.- Cada uno de los Estados contratantes exonerará de legalización a los documentos a los que se aplica la presente Convención y que deben ser exhibidos en su territorio. La legalización en el sentido de la presente Convención se refiere solamente a la formalidad por la cual los agentes diplomáticos o consulares del país en el territorio del cual se debe exhibir el documento certifican la veracidad de la firma, la calidad en virtud de la cual la persona que firma el documento lo ha hecho y, cuando proceda, la identidad del sello o timbre colocado en el documento.
Art. 3.- La única formalidad que puede exigirse para certificar la veracidad de la firma, la calidad de la persona que la firma y, cuando proceda, la identidad del sello o timbre colocado sobre el
documento, es la adición de la apostilla definida en el artículo 4, emitida por la autoridad competente del Estado de donde emana el documento.
documento, es la adición de la apostilla definida en el artículo 4, emitida por la autoridad competente del Estado de donde emana el documento.
Sin embargo, la formalidad mencionada en el párrafo anterior no podrá exigirse cuando las leyes, reglamentos o usos vigentes en el Estado donde se exhibe el documento, o un entendimiento entre dos o más Estados contratantes, la hayan abolido, simplificado o cuando exoneran al documento mismo de ser legalizado.
Art. 4.- La apostilla prevista en el artículo 3, primer párrafo, será colocada sobre el documento o en una extensión del mismo, y deberá conformarse al modelo anexado a la presente Convención.
Sin embargo, la apostilla podrá ser redactada en el idioma oficial de la autoridad que lo emite. Los términos estándar que aparecen en la misma pueden también estar en un segundo idioma. El título “Apostille (Convention de La Haye du 5 de octobre 1961)” deberá estar en idioma francés.
Art. 5.- La apostilla será emitida a petición del signatario o del portador del documento.
Debidamente llena, la apostilla certificará la autenticidad de la firma, la calidad de la persona que firma el documento y, cuando proceda, la identidad del sello o timbre que porta el documento.
La firma, el sello o el timbre que aparecen en la apostilla están exentos de toda certificación.
Art. 6.- Cada Estado contratante designará, por referencia a sus funciones oficiales, a las autoridades que serán competentes para emitir la apostilla prevista en el artículo 3, primer párrafo.
Cada Estado deberá también notificar esta designación al Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos en el momento del depósito de su instrumento de ratificación o accesión o de su declaración de extensión. También deberá comunicarle cualquier otra modificación de las autoridades designadas.
Art. 7.- Cada una de las autoridades designadas de conformidad con el artículo 6 debe mantener un registro o fichero en donde registrará las apostillas emitidas, indicando:
a) El número y fecha de la apostilla; y,
b) El nombre del signatario del documento público y la calidad en virtud de la cual actuó, o en el caso de un documento sin firma, el nombre de la autoridad que ha colocado el sello o timbre.
A petición de cualquier interesado, la autoridad que emitió la apostilla deberá verificar que el contenido de la apostilla corresponda a los datos del registro o fichero.
Art. 8.- Cuando existe un tratado, convención o acuerdo entre dos o más estados contratantes que contiene disposiciones que someten la certificación de una firma, del sello o del timbre a ciertas formalidades, la presente convención prevalecerá sobre dichas formalidades solamente si son más rigurosas que aquella mencionada en los artículos 3 y 4.
Art. 9.- Cada Estado contratante tomará las medidas necesarias para evitar que sus agentes diplomáticos o consulares efectúen legalizaciones en los casos en los que la presente Convención prevé su exoneración.
Art. 10.- La presente Convención estará abierta para su firma por los estados presentes en la Novena Sesión de la Conferencia de la Haya sobre Derecho Internacional Privado así como a Islandia, Irlanda, Liechtenstein y Turquía.
La Convención deberá ser ratificada y los instrumentos de ratificación deberán ser depositados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos.
Art. 11.- La presente Convención entrará en vigor el sexagésimo día después del depósito del tercer instrumento de ratificación previsto en el artículo 10, segundo párrafo.
La Convención entrará en vigor, para cada Estado signatario que la ratifica posteriormente, el sexagésimo día después del depósito de su instrumento de ratificación.
Art. 12.- Cualquier Estado no mencionado en el artículo 10 puede acceder a la presente Convención después de su entrada en vigor de conformidad con el primer párrafo del artículo 11. El instrumento de accesión será depositado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos.
Esta accesión tendrá efecto sólo en lo concerniente a las relaciones entre los estados adherentes y los estados contratantes que no han presentado objeciones a su adhesión en un plazo de seis meses desde la recepción de la notificación mencionada en el literal d) del artículo 15. Cualquier objeción será notificada al Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos.
La Convención entrará en vigor entre el Estado adherente y los estados que no han planteado objeciones a su adhesión sesenta días después de la expiración del período de seis meses mencionado en el párrafo anterior.
Art. 13.- Cualquier Estado puede, en el momento de la firma, ratificación o adhesión, declarar que la presente Convención se extenderá al conjunto de los territorios que representa en el plano internacional, o a uno o varios de ellos. Esta declaración se hará efectiva en el momento de la entrada en vigor de la Convención para dicho Estado.
Posteriormente, toda extensión de este tipo deberá ser notificada al Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos. Cuando la declaración de extensión es realizada por un Estado que ha firmado y ratificado la Convención, ésta entrará en vigor para los territorios previstos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11. Cuando la declaración de extensión es realizada por un Estado que ha adherido a la Convención, ésta entrará en vigor para los territorios previstos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12.
Art. 14.- La presente Convención tendrá una duración de cinco años a partir de la fecha de su entrada en vigor de conformidad con el artículo 11, primer párrafo, incluso para los estados que la ratifiquen o se adhieran a ella posteriormente.
La Convención será renovada tácitamente cada cinco años.
La denuncia deberá ser notificada al Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos por lo menos seis meses antes de la expiración del plazo de cinco años.
La denuncia puede limitarse a ciertos territorios a los que se aplica la Convención.
La denuncia sólo tendrá efecto en relación con el Estado que la ha notificado. La Convención seguirá vigente para todos los otros estados contratantes.
Art. 15.- El Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos notificará lo siguiente a los estados contemplados en el artículo 10, y a los estados que han adherido a la Convención de conformidad con el artículo 12.
a) Las notificaciones previstas en el artículo 6, párrafo 2;
b) Las firmas y ratificaciones mencionadas en el artículo 10;
c) La fecha en la cual la presente Convención entrará en vigor de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11, primer párrafo;
d) Las adhesiones y objeciones previstas en el artículo 12 y la fecha en que dichas adhesiones se harán efectivas;
e) Las extensiones previstas en el artículo 13 y la fecha en la que se harán efectivas; y,
f) Las denuncias previstas en el artículo 14, párrafo 3.
En fe de lo cual, los infrascritos, debidamente autorizados para hacerlo, han firmado la presente Convención. ANEXO AL CONVENIO. Modelo de Apostilla.”